Du könntest täglich tausend Sachen erledigen und wirst doch nie wirklich fertig? Deine To-Do-Listen werden immer länger und du findest es immer schwieriger, zu priorisieren? Dann ist die Eisenhower-Matrix vielleicht genau das richtige Tool, um Unwichtiges aus deinem Leben zu verbannen und einen besseren Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu bekommen.
Worum geht es bei der Eisenhower-Methode?
Die Eisenhower-Methode ist ein Zeitmanagement-Tool, das nach dem ehemaligen US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt ist – auch wenn nicht nachgewiesen ist, dass er es selbst angewendet hat. In einer Rede von 1954 unterscheidet er zwei Arten von Problemen: Die wichtigen und die dringenden. Bei den dringenden Aufgaben besteht die Gefahr, dass sie unseren Alltag bestimmen, auch wenn sie nicht wichtig sind. Die wichtigen Themen bringen uns oft langfristig weiter, aber sie fallen gerne hintenüber, weil wir sie oft auch Morgen oder Übermorgen angehen könnten. Die Konsequenz ist, dass wir uns mehr und mehr um vermeintlich dringende, unwichtige Themen kümmern und das Wichtige aus den Augen verlieren.
Genau an diesem Problem setzt die Eisenhower-Methode an. Sie hilft dir, deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren, damit du aus der Dringlichkeitsfalle rauskommst und den wichtigen Themen genug Platz in deinem Alltag einräumst. In der Praxis werden dafür alle anfallen Aufgaben notiert und in vier Kategorien eingeteilt:
- Unwichtige + nicht dringende Aufgaben
- Unwichtige + dringende Aufgaben
- Wichtige + nicht dringende Aufgaben
- Wichtige + Dringende Aufgaben
In der Eisenhower-Matrix sieht das dann so aus:
Was passiert mit den kategorisierten Aufgaben?
Hast du deine Aufgaben in diese vier Kategorien eingeordnet, gibt es zu jeder von ihnen eine Empfehlung, wie du mit ihnen umzugehen hast. Daraus ergibt sich auch die Priorisierung, ob und wie du welchen Aufgabentyp in deinen Alltag integrieren solltest.
- Prio 4: Unwichtige + nicht dringende Aufgaben: Wenn es geht, ab in den Papierkorb damit! Das ist die Art von Aufgaben, die unsere Zeit raubt oder sogar umsonst auf unserer To-Do-Liste steht. Wollen wir sie wirklich erledigen oder können sie weg? Diese To-Do‘s sollten zumindest stark reduziert werden. Hier kannst du freie Zeit gewinnen und Freiraum für wichtigere Themen schaffen.
- Prio 3: Unwichtige + dringende Aufgaben: Es gibt natürlich Dinge, die heute erledigt werden müssen, aber die nicht die höchste Priorität für dich haben. Kannst du solche Aufgaben vielleicht an jemanden abgeben oder automatisieren? Im Arbeitsleben kannst du sie vielleicht delegieren oder an jemanden abgeben. Im Privatleben lassen sich aber auch Prozesse automatisieren: Staubsauger- oder Mähroboter ja nicht im umsonst im Trend. Sie erledigen unsere Arbeit und wir können andere Sachen angehen.
- Prio 2: Wichtige + nicht dringende Aufgaben: To-Do’s, die in diese Kategorie fallen, sind oft besonders wichtig für unsere langfristige Entwicklung. Die Herausforderung an ihnen ist aber, dass diese Themen ja nicht dringend sind und sie deshalb auch gerne mal verschoben werden können. Deshalb müssen wir regelmäßig Zeit einplanen, uns genau diesen Aufgaben zuzuwenden und uns weniger vom Alltagsstress beherrschen lassen.
- Prio 1: Wichtige + Dringende Aufgaben: Das sind die Themen, die wir jetzt erledigen sollten. Vielleicht hat das Projekt einen festgesetzten Termin und da bringt es nichts, etwas aufzuschieben. Außer vielleicht noch mehr Zeitdruck. Diese Art von Aufgaben sollten wir zum einen selbst erledigen und zum anderen als allererstes für den Tag einplanen, damit wir sie auf jeden Fall angehen.
Die Eisenhower-Methode in der Praxis
Die Eisenhower-Methode lässt sich gut im Alltag anwenden. Egal, ob du dich auf der Arbeit oder im Privatleben organisieren willst: Durch die Kategorisierung deiner Aufgaben, kriegst du ein Gefühl dafür, was du heute wirklich machen solltest und was nicht. Das Tool unterstützt dich dabei, unnütze Aufgaben auszusortieren und lang- und kurzfristige To-Do’s in Einklang zu bringen.
Wenn du deinen Tag am liebsten digital planst, findest du in den Appstores dieser Welt passende Anwendungen. Solltest du dich über One-Note organisieren, findest du hier eine Anleitung, wie du deine eigene Eisenhower-Matrix bauen kannst. Beliebt ist aber auch die Arbeit mit Post-It’s, Papier oder Whiteboards. Viel Spaß beim Ausprobieren und Selbstorganisieren!